AKTEKS TEKSTİL          

TURİZM GIDA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

 

   KİŞİSEL VERİ

            SAKLAMA ve İMHA POLİTİKASI

1.GİRİŞ

 

1.1 Amaç

Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası ("Politika"), Akteks Tekstil Turizm Gıda Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi ("Firma") tarafından gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

 

Firma; çalışanları, çalışan adayları, hizmet/ ürün sağlayıcıları, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir.

 

Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, Firma tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir.

 

1.2 Kapsam

 

Firma çalışanları, çalışan adayları, hizmet/ ürün sağlayıcıları, müşterileri ve ziyaretçilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Firmanın sahip olduğu ya da Firmaca yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.

 

1.3 Kısaltmalar ve Tanımlar

 

Alıcı Grubu                            : Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.

Açık Rıza                                : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Anonim Hale Getirme            : Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

Çalışan                                    : Firma personeli.

Elektronik Ortam                   : Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.

Elektronik Olmayan Ortam    : Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.

Hizmet/ Ürün Sağlayıcı          : Firma ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet/ Ürün sağlayan gerçek veya tüzel kişi.

İlgili Kişi                                : Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

İmha                                       : Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.

Kanun                                     : 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.

Kayıt Ortamı                          : Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.

Kişisel Veri                             : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

Kişisel Veri İşleme Envanteri : Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.

Kişisel Verilerin İşlenmesi     : Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Özel Nitelikli Kişisel Veri     : Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

Politika                                   :Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

Veri Sorumlusu                       :Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.

Yönetmelik                             :28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.

 

2.SORUMLULUK

 

Firmanın tüm çalışanları, Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu kişilere aktif olarak destek verir.

 

3.KAYIT ORTAMLARI

 

Kişisel veriler, listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

 

Elektronik Ortamlar

 

Şirket bilgisayarları

Optik diskler (CD, DVD vb.)

Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)

Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi

 

Elektronik Olmayan Ortamlar

 

Kağıt

Manuel veri kayıt sistemleri

Yazılı, basılı, görsel ortamlar

 

 

 

4.SAKLAMA

 

Firma tarafından; çalışanlar, ziyaretçiler, müşteriler ve hizmet/ürün sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir.

 

Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.

 

4.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar

 

Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.

 

Buna göre, Firma faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarına uygun süre kadar saklanır.

 

4.1.1 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

 

Firmada, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;

 

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,

6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,

5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,

6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,

4857 sayılı İş Kanunu,

İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu

 

 Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

 

4.1.2 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

 

Firma, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.

 

Firma güvenliğinin sağlanması

Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi

Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi

İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edilmesi

Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesinin sağlanması

Firma ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlanması

İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü

İş sağlığı / güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi

Çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi

Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi

Mal / hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi

Mal / hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi

 

4.2 İmhayı Gerektiren Sebepler

 

Kişisel veriler;

 

İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,

İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,

Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Firma tarafından kabul edilmesi,

Firmanın, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,

 

Durumlarında, Firma tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

 

5.TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

 

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12 nci maddesiyle Kanunun 6 ncı maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Firma tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.

 

5.1 Teknik Tedbirler

 

Firma tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

 

Firma bilgisayarlarında güncel anti- virüs programı bulunmaktadır.

Firma bilgisayarları şifre ile korunmaktadır.

 

5.2 İdari Tedbirler

 

Firma tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:

 

Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.

Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.

Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.,

Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlenmeleri alınmaktadır.

Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.

 

 

6.KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

 

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Firma tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

 

6.1 Kişisel Verilerin Silinmesi

 

Kişisel veriler, aşağıdaki yöntemlerle silinir.

 

Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.

 

Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.

 

Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.

 

6.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

 

Kişisel veriler, aşağıdaki yöntemlerle yok edilir.

 

Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler,  geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.

 

6.3 Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

 

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

 

7. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

 

Firma tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

 

Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde;

Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta;

Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır.

 

Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi Firma  tarafından yerine getirilir.

 

İşçi özlük dosyası, akdin feshinden/ ifasından itibaren 10 yıl saklanmakta olup sürenin dolması ile imha edilmektedir.

Kamera kayıtları, kayıt tarihi itibariyle 15 gün saklanmakta olup sürenin dolması ile imha edilmektedir.

Muhasebe faaliyetlerin yürütülmesine ilişkin veriler, akdin feshinden/ ifasından itibaren 10 yıl saklanmakta olup sürenin dolması ile imha edilmektedir.

Satıcı /tedarikçi (senetle) ödeme faaliyetlerine ilişkin verielr, akdin feshinden/ ifasından itibaren 10 yıl saklanmakta olup sürenin dolması ile imha edilmektedir.

Satış /pazarlama faaliyetlerine ilişkin veriler, akdin feshinden/ ifasından itibaren 10 yıl saklanmakta olup sürenin dolması ile imha edilmektedir.

 

8. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI

 

Politika, basılı kâğıt ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır. Basılı kâğıt nüshası idari işler biriminde dosyasında saklanır.

 

9.POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME PERİYODU

 

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.